今回は、ワークショップ形式で、「やりたいことをこなし続けるタスク管理術」を発表しました。
発表の仕上がりは、まだまだ50%程度と思ってますが、参加者の方々には参考になったようでよかったです。
本日の一分間スピーチのテーマは「生活において工夫していること」でした。
白鳥さん
- 健康
- よく寝る
- 野菜を食べる
寝ないと、勉強のパフォーマンスが落ちるので、11時くらいには寝てます。
早ければ9時くらいに寝ることもあります。
食事では、青いものを必ず食べるようにしてます。
御殿下にも毎日通ってます。
杉さん
- 早寝早起き
- 夕方以降に楽しい何かを１つ入れるようにしている
その後は、仕事をしないようにしてます。
毎日、夕方を楽しみに仕事をしていると、頑張れちゃいます。
奥村さん
- 御殿下に通ってます。
- 研究は遅くとも22:30までには終えるようにしてます。
そうしないと、翌日疲れてしまう。 - 1日少しでもいいから読書の時間を取ってます
野間
- できるだけ自炊してます
外食だと、味付けが単調になりそう。
あと、家だと野菜を一杯食べられます。
本日の発表
野間がこれまでに、仕事を通じて学んだノウハウをベースに実践している手法を紹介し増した。
ワークタイムはこんなことをしました。
- プロジェクト一覧の書き出し
- 各プロジェクトについてこれから1週間でやるべきことのリストアップ
- 各タスクの時間の見積り
- ジョブ一覧票への書き出し
＜資料のアウトラインより＞
やりたいことをこなし続ける
タスク管理術
2008年5月14日
野間英樹
タスク管理とは？
タスクとは
目標を達成するための作業を細かくブレイクダウンしたもの
管理とは
きちんと実施されるよう、調整すること
タスク管理とは？
目標に向かって、作業が粛々と実施されるように調整すること
タスク管理は永遠の課題
タスク管理手法は？
ToDoリスト
工程表
・・・
どれも、使い方によっては、崩壊する
作業が溜まっていく
優先順位がつけられない
何をすればいいのかわからない症候群
ToDoリストの管理の時間が取れない
予定をこなしきれない
プロブレムフォーカスからソリューションフォーカスへ
なぜ、うまくいかないのでしょうか？
原点に立ち返ってみよう
なぜタスク管理をするのでしょうか？
達成したい目標があるから！
目標達成を基準に、見直すことが大切
月次・週次・日次
なぜ、優先順位がつけられなくなるのでしょうか？
タスク管理にはフェーズがあります
月次
大きな目標に対して、進捗を確認する意味合い
週次
見直しをする一つのサイクル管理
1週間内のスケジュールは流動的でかまわないが、1週間内に達成すべきものは管理が必要
日次
１つ１つ作業を進めていく際の自己管理
月次管理は？
プロジェクト管理表
例：ガントチャート
ポイント
全体的な作業ボリュームを盛り込む
マイルストーンを必ず設定する
進捗は必ず数値化
工程
出力物
品質
の3指標
1-2週に1回程度見直す
依存関係がないか見通しをつける
週次管理とは？
プロジェクトの進行に必要な作業を切り出す
ジョブ別作業票
ポイント
同種の作業をまとめて1枚にする
時間の見通しを必ずつける（30分 – 1時間単位）
間接作業も必ず盛り込む（コミュニケーション・事務処理）
全体的な作業時間を計算し、作業に従事する予定の時間をオーバーしていないか確認する
期日や作業日が決まっているものは、マークをつける
日次管理とは？
具体的な作業計画と報告
ポイント
前日もしくは、1日の最初に必ず当日の計画をジョブ別作業票から書き出し
可能なら更に作業項目をドリルダウンする
その日の目標を決める → 達成可能であること
時間の見通しを必ずつける(1タスク 1時間以内が理想)
その日の予定時間内で必ず終わる分量で計画をする
作業の経過と共に、記録していく
カードを使った週次スケジュール整理実践
・紙にプロジェクトをとにかく書いてみよう
それぞれについて今週必要な作業項目を書いてもらう
プロジェクト外でやらなければいけないこと
コミュニケーション
ゼミ
授業
バイト？
雑用
チェックポイント
活動時間全部を捕らえて書いていくといいでしょう
メールの処理なども書きましょう
先輩や先生からお願いされる雑用なども書きましょう
昼休みなども忘れないように
カードを使った週次スケジュール整理実践２
時間の見積もりを書いてみましょう
チェックポイント
時間は多めに
カードを使った週次スケジュール整理実践３
合計時間を右上に書いてみましょう
時間をオーバーしている場合には？
けずる箇所を検討
遅れる旨を連絡し調整する
削除
毎日を元気よく仕事(?)しよう！
毎日の作業の進め方は、各自工夫してみましょう
ポイント
毎日小さな目標を設定
終わったら、達成したことを喜ぶ！
